Principales características de las pymes
Las pymes constituyen la mayor parte del tejido empresarial en España. Concretamente existe una gran cantidad de micro pymes (menos de 10 trabajadores) que tienen unas características muy concretas.
Muchas de ellas son pequeñas empresas familiares, autónomos con algunos trabajadores o emprendedores con unas grandes perspectivas de futuro.
Las estructuras de estas empresas suelen ser muy reducidas y los recursos suelen ser escasos. Esto hace que implantar las normas ISO 9000 resulte complicado si no se utiliza el enfoque adecuado.
Igualmente, al estar menos profesionalizadas la implantación de la norma ISO 9001 recae muchas veces sobre el propio gerente o incluso sobre algún administrativo de la empresa. Generalmente estas personas no poseen formación específica para llevar a cabo con éxito la implantación de la ISO 9000 y necesiten la contratación de un consultor.
Principales problemas durante la implantación
· Documentación demasiado extensa: habitualmente los sistemas de gestión de calidad ISO 9000 suele estar concebida para grandes organizaciones, con procesos complejos de revisión y aprobación de los documentos, grandes manuales y muchos procedimientos. Un documento de 100 páginas es una invitación a no leerlo.
· Registros complicados. Los registros de calidad para cumplir la ISO 9000 suelen resultar muy complejos y con gran cantidad de campos que en muchas ocasiones el personal no es capaz de rellenar o los rellena de forma repetitiva, con lo que pierden todo su sentido.
· Largos periodos de implantación: Periodos de implantación de más de 3 meses lo único que consiguen es que la motivación inicial para implantar la ISO 9000 en la empresa decaiga y al final se convierta en una carga pesada que hay que finalizar.
· Necesidad de gran dedicación del equipo de la empresa. Para poder elaborar, revisar, aprobar los documentos, rellenar los extensos registros, realizar todas las reuniones... hace falta una cosa: recursos. Y recursos es justo lo que no sobra en ninguna empresa, y menos aún en las pymes y micro pymes.
Enfoque para implantar la norma ISO 9000 en las pymes
· Documentación mínima exigida por la norma ISO 9001. No hay que hacer grandes manuales de calidad cuando con uno de 6 páginas cubres de sobra los requisitos de la ISO 9001:2008. Los procedimientos deben ir orientados al usuario. Y ¿quién es el usuario? Los trabajadores de la propia empresa. Los procedimientos son instrumentos para transmitir información al usuario y no un fin en si mismo. A veces una fotografía es mejor que 100 páginas de procedimientos.
· Utilizar los registros existentes en la empresa y los que haya que crear que sean especialmente sencillos. Cuando tenemos que poner dos veces el mismo texto en dos sitios diferentes está claro que algo falla. Debemos buscar las claves que proporcionen utilidad a los registros del sistema de gestión de calidad ISO 9001:2008 y que permitan aprovecharlos al máximo y que el esfuerzo para ello sea mínimo.
· Plazos de implantación moderados. Más de 2-3 meses para implantar la norma ISO 9000 es demasiado tiempo. Las pymes y micro pymes son mucho más flexibles que las grandes empresas y esto hace que los cambios se puedan implementar de forma más ágil. Si además intentamos utilizar al máximo los procesos existentes en la empresa ahorraremos tiempo durante la implantación y por tanto plazo para la certificación.
· Establecer sistemas eficaces de mejora. Es mejor implantar pocos bien que muchos mal. Cualquier gerente de una pyme va agradecer que le dotemos de herramientas sencillas y potentes para mejorar su empresa. Un sencillo cuadro de mando de indicadores con objetivos asociados es un buen ejemplo de ello. De nada sirve utilizar una ficha de definición de indicadores con campos como “límite superior o inferior” si al final la empresa no los va a utilizar. Es preferible utilizar un sistema más sencillo pero que no suponga un gran esfuerzo para la empresa. Debemos tener en cuenta la relación “esfuerzo – beneficio” y responde a la pregunta: ¿puedo conseguir lo mismo con menos esfuerzo?
La promesa de Agloob
1. Cumplimos tu fecha de certificación. Realizamos los proyectos en plazos reducidos (entre 1 y 3 meses) y con un esfuerzo mínimo de la empresa.
2. Creamos un sistema de calidad sencillo. Sin grandes manuales ni documentos complejos. Nuestros sistemas de calidad ISO 9000 son fáciles de mantener.
3. Proporcionamos herramientas para la mejora continua. Centramos la implantación en lo que de verdad ayuda a las empresas, en poner en marcha herramientas de gestión sencillas pero que ayudan a avanzar.
